1. 1.   AMAÇ

Ortaklık çalışanların yaptığı verimlik ve etkinlik arttırıcı önerilerin verilme ve değerlendirilmesi ile ödüllendirme sürecinin yürütülmesi ve sonuçlandırma esaslarını belirlemektir.

1. 2.   KAPSAM

Öneri verme ve değerlendirme sistemi ile ödüllendirme sürecinin yürütülmesine ilişkin tüm faaliyetleri kapsar.

1. 3.   TANIMLAR

Öneri: Çalışanın bulunduğu birimdeki iş süreçlerini iyileştirmeye yönelik öne sürdüğü görüş, düşünce ve tekliftir.

Öneri sistemi: Önerilerin verildiği, değerlendirildiği ve raporlandığı sistemdir.

Pipeline: Verildikleri andan itibaren önerilerin ilerleyecekleri adımların bütününe verilen isimdir.

Öneri Değerlendirme  Formu: https://inovasyon.thy.com adresinden erişilen ilgili başkanlık sayfalarının altında yer alan öneri girme formudur.

1. 4.   SORUMLULUK

Bu prosedürün uygulanmasından, Ortaklığın tüm birimleri kademeli olarak Genel Müdüre karşı sorumludur.

1. 5.   REFERANS VE ATIF YAPILAN DOKÜMANLAR

Referans Alınan Dokümanlar:

PR.01.30.001 İnsan Kaynakları Prosedürü

PR.10.30.042 Ödüllendirme Prosedürü

Atıf Yapılan Dokümanlar:

Atıf yapılan doküman bulunmamaktadır.

 

 

1. 6.   UYGULAMA

Sürekli iyileştirme ve geliştirme yaklaşımı ile Ortaklık çalışanlarının bağlı bulunduğu birimin görev alanı kapsamında kalitenin iyileştirilmesine, iş süreçlerinin hızlandırılmasına, maliyetlerin azaltılmasına, gelirlerin ve müşteri memnuniyetinin arttırılmasına yönelik yenilikçi, iyileştirici, düzenleyici ve önleyici önerileri değerlendirmeye almak ve uygulanmasına karar verilen önerileri hayata geçirmek suretiyle çalışanları, yönetimin alacağı kararlara dahil etmek, kurumsal aidiyet duygusunu pekiştirmek, kurumsal işleyişe değer ve dinamizm kazandırmak maksadıyla öneri sisteminin kurulmasına ve yürütülmesine ilişkin usul ve esaslar aşağıda belirtildiği şekilde uygulanır.

6.1.  Önerilerin Sunulması, Değerlendirilmesi Ve Ödüllendirilmesi

6.1.1.     Önerilerin Sunulması

Ortaklık çalışanları, bireysel olarak kendi çalıştığı birimin faaliyetleri ile ilgili aşağıda yer alan konularda öneri yapabileceklerdir:

• İnsan gücünün ve diğer kaynakların kullanımında verimliliğini ve etkinliğini arttırmaya,
• Çalışanların işlerine değer katmayan ve kaynakları tüketen israfları azaltmaya,
• İş süreçlerinin iyileştirilmesine, geliştirilmesine, kalitenin artırılmasına ve iş süresinin azaltılmasına,
• Hizmet verilen alanlarla ilgili emniyetin ve güvenliğin artırılmasını sağlamaya,
• Çalışma koşullarında ergonomik iyileştirmeler sağlanmasına,
• İç ve dış müşteri memnuniyetinin artırılmasına ve kurum imajını geliştirmeye yönelik konularda öneri verebilecektir.

Aşağıdaki belirtilen konu başlıkları, öneri sistemi çerçevesinde öneri olarak kabul edilemez ve değerlendirme dışı tutulur;

• Verimliliğe ve kaliteye etkisi olmayan öneriler,
• Daha önce verilmiş bir önerinin tekrarı ve/veya üzerinde çalışma veya tartışma başlatılmış konular,
• Çözüm şeklini ve/veya elde edilecek faydayı içermeyen öneriler,
• Kanunlara ve Mevzuatlara aykırı olan öneriler,
• Bireysel veya toplu kişisel talepler: dilek, yakınma ve şikayetler

Öneri sistemine inovasyon.thy.com adresinden ulaşılabilir. Öneri sahibi tarafından zorunlu alanlar, eksiksiz biçimde doldurulur ve değerlendirilmek üzere gönderilir.

6.1.2.     Önerilerin Değerlendirilmesi

Verilen önerinin usulüne uygunluğu ve öneri kapsamı içinde olup olmadığı, önerinin verildiği yönetici tarafından ön değerlendirmeye tabi tutulur.

Yönetici, öneriyi olumlu neticelendirmek için gayret gösterir. Bu amaçla personeli tarafından tam olgunlaştırılmamış veya anlaşılamayan önerileri reddetmek yerine iletişim ile önerinin geliştirilmesini sağlar.

Öneri Değerlendirme işlemi yapılırken Tablo-1’de verilen kriterler ve puanlama sistemi, esas alınır.

Değerlendirme adımları, aşağıdaki gibidir:

1. 1.     Her öneri, 4 (dört) ana kriter bakımından Tablo-1’de verilen skalaya göre puanlanır. Önerinin sağlayacağı faydalar ile ilgili puanlama verilirken, önerinin Ortaklığa sağlayacağı fayda ve faydanın büyüklüğü açısından değerlendirmesi yapılır. Gayret ile ilgili puan verilirken, öneriyi veren personelin öneri sistemine katkısına (önceki önerilerin niteliği ve niceliği) ve önerinin arkasındaki gayretin büyüklüğüne göre puanlama yapılır. Orijinallik ile ilgili puan verilirken, önerinin daha önce verilen önerilerle benzerlik gösterip göstermediği, göz önüne alınır. Doğrudan etki ile ilgili puan verilirken, önerinin uygulanması ile birlikte ölçülebilir nitelikte olan iyileştirmeler göz önüne alınır.
2. 2.     Toplam puan, her kritere verilen ‘0-25’ arası puan değeri üzerinden toplanarak hesaplanır.
3. 3.     Eğer hesaplanan puan, ‘70 ve üzeri ise öneri kabul edilir; küçükse, öneri kabul edilmez. Puan toplamı 70 olmayan fakat ilgili yöneticinin uygulamaya değer bulduğu öneriler kabul edilebilir.

                              Tablo-1: Öneri Değerlendirme Tablosu

Puan/Ağırlık	0-25
Önerinin sağlayacağı faydalar
Gayret
Orijinallik
Doğrudan etki

Birim Müdürü tarafından kabul edilmeyen önerilerin statüsü, “reddedildi” olarak değiştirilir ve Müdür tarafından ret gerekçesi, öneri yorum kısmına yazılarak öneri sahibine bildirilir. Öneriyi verenin motivasyonunu kıracak ve öneri verme ve değerlendirme sistemini zedeleyecek bir üslup kullanılmaz, teşvik edici bir yöntem izlenir. Öneriyi veren kişi, dilediği takdirde, reddedilen önerisini doğrudan birim Başkanına sunabilir. Öneriler, öneri verilen yöneticiler tarafından önerinin veriliş tarihinden itibaren 7 (yedi) iş günü içerisinde değerlendirilerek karara bağlanır. 7 (yedi) iş günü içerisinde ön değerlendirmesi ve değerlendirmesi yapılmamış öneriler için sistem tarafından öneri verilen yöneticilere, uyarı mesajı gönderilir.

6.1.3.     Öneri Performansı ve Seçimi

Her yönetici, tüm çalışanlarının öneri sistemine katılım sağlamasını teşvik eder.

Her Müdürlük, 3 (üç) aylık dönemlerin sonunda kendisine iletilen önerilerden bir tanesini, “Üç Ayın Müdürlük Önerisi” olarak seçer.

Başkanlığa bağlı Müdürlüklerin birincilerinden “Üç Ayın Başkanlık Önerisi”, Başkan ve varsa Başkan Yardımcısı ile Müdürlerin oluşturduğu komisyon tarafından seçilir.

Genel Müdür Yardımcılığına Doğrudan Bağlı Müdürlüklerin ve Başkanlıkların birincilerinden “Üç Ayın GMY Önerisi”, ilgili Genel Müdür Yardımcısına bağlı doğrudan amirlerin oluşturduğu komisyon tarafından seçilir. Genel Müdüre bağlı diğer başkanlıklarda ve müdürlüklerde aynı yöntem izlenir. Seçilen bu önerilerden her 3 (üç) ayın birincisi, Genel Müdür ve Genel Müdüre bağlı tüm birimlerin en üst amirlerinin oluşturduğu komisyon tarafından belirlenir. Bu birinciler arasından takip eden yılın Şubat ayında “Yılın Önerisi”, Genel Müdür ve Genel Müdüre bağlı tüm birimlerin en üst amirlerinin oluşturduğu komisyon tarafından belirlenir.

Tüm seçimler esnasında toplantı tutanağı, tutularak saklanır. Seçimler için koordinasyonu, Kurumsal İnovasyon Müdürlüğü yapar.

Seçim işlemlerinin duyurusu, aday önerilerin toplanması ve duyurulması, ödül töreni işlemlerininkoordinasyonu için Kurumsal İnovasyon Müdürlüğü sorumludur.

6.1.4.      Kabul Edilen Önerilerin Uygulamaya Alınması

Proje önerisi kabul edildikten sonra, en fazla 90 gün içerisinde, projenin uygulamaya geçirilmesine ilişkin ayrıntılı takvimin tamamlanmış olması gerekmektedir.

Uygulama tamamlandığında öneri, “Pipeline” üzerinde “Tamamlanan Projeler” kısmına taşınır ve öneri statüsü, otomatik olarak  “tamamlandı” olarak güncellenir.

6.1.5.     Uygulamanın Kontrolü

Başkanlıklar/Müdürlükler, her çeyreğe ait önerilerin değerlendirilme ve uygulama durumlarını, açık, kapalı ve gerçekleşen öneri sayılarını, yıllık birim hedeflerine göre takip eder.

6.1.6.     Raporlama

Aylık ve yıllık öneri durum raporları, Kurumsal İnovasyon Müdürlüğü tarafından hazırlanarak üst yönetimle paylaşılır.

6.2.  Ödüllendirme

Yılın en iyi öneri sahibi personele ödülleri, Genel Müdür tarafından, yılda 1 (bir) kez Şubat ayı ve sonrasında yapılan genele açık toplantıda verilir. Toplantı, Kurumsal İnovasyon Müdürlüğü tarafından organize edilir.

Yılın en iyi öneri ödülü: 10 tam altın

Çeyrek dönem birincisi: 3 tam altın

Çeyrek dönem GMY birincisi: 1 tam altın

Çeyrek dönemlerde dereceye giren Başkanlık öneri ödülleri:

Ödül Türü	Derecesi
Yarım Altın	1.
Çeyrek Altın	2.
Gram Altın	3.

 

 

Tüm ödüllendirme süreci, nihai olarak PR.10.30.042 Ödüllendirme Prosedürüne uygun olmak   zorundadır.

Yılın en iyi önerileri seçimine katılan tüm aday öneri sahiplerine, teşekkür belgesi ve hediye seti, verilir.

Başkanlıklarda 3 (üç) aylık dönemde ilk üçe giren önerilere, Teşekkür Belgesi verilir. Dereceye giren Başkanlık önerileri, en geç 1 (bir) hafta içinde Kurumsal İnovasyon Müdürlüğü’ne bildirilerek Teşekkür Belgesi hazırlanması sağlanır.

Başkanlıklar tarafından her çeyrek dönemi takip eden ayın sonuna dek Çeyrek Dönem Öneri Ödül Töreni düzenlenerek ödüllerin Başkanlar tarafından verilmesi sağlanır. Tören esnasında dereceye girenlere, ödüller ile birlikte Kurumsal İnovasyon Müdürlüğü’nün hazırladığı teşekkür belgesi, verilir.

6.3.  Öneri Teşvik Sistemi

• Başkanlık tarafından seçilen 3 (üç) aylık öneriler, Başkanlıkların ve Müdürlüklerin sürekli gelişim panolarında sergilenir. Ödüller, verilmesi uygun görüldüğü takdirde, PR.01.30.001 İnsan Kaynakları Prosedüründe belirtilen usulde verilir.
• Yılın en iyi önerileri olarak seçilen öneri sahiplerine ödüller, PR.01.30.001 İnsan Kaynakları Prosedüründe belirtilen usulde verilir.

6.4.  Öneri Sistemine Katkının Hedefleri

• Çalışanların ünitesine ait faaliyetlerde, sorgulayıcı düşünmelerini sağlayarak bilgi birikimlerini, yaratıcı fikirlerini ve tecrübelerini, organizasyon ve çalışanların yararına daha aktif olarak kullanılır hale getirmek,
• Olumlu ve yapıcı düşüncelerin çeşitli yönetim kademelerinde değerlendirilmesi yoluyla çalışanların aktif katılımını ve iş tatminini sağlamak,
• Organizasyondaki iletişimi güçlendirmek,
• Organizasyon faaliyetlerinin kalitesini yükseltecek, verimliliği ve kârlılığı artıracak, giderleri azaltacak önerilerin yürütülen faaliyetlere yansımasını sağlamak,
• Önerilerin verilmesi ile başlayan sürekli iyileştirme çalışmaları vasıtası ile daha iyi bir iş ortamı sağlamak.

6.5.  Öneri Sisteminin Verimliliğinin Takibi

Öneri Verme ve Değerlendirme Sistemi’nin müdürlük bazında takip edilmesi şarttır. Bu anlamda, Kurumsal İnovasyon Müdürlüğü, yaptığı raporlamalara göre, bu konuyu değerlendirip gereken aksiyonu alacaktır.

1. 7.    EK DOKÜMANLAR

Ek doküman bulunmamaktadır.

1. 8.   YÜRÜRLÜK

Bu prosedür, onay tarihini takip eden üçüncü iş günü yürürlüğe girer.

1. 9.   DEĞİŞİKLİKLER TABLOSU

Rev. No.	Rev. Tarihi	Değişiklik içeriği
00	15.02.2017	İlk yayın

 

 

1.   AMAÇ

Ortaklık çalışanların yaptığı verimlik ve etkinlik arttırıcı önerilerin verilme ve değerlendirilmesi ile ödüllendirme sürecinin yürütülmesi ve sonuçlandırma esaslarını belirlemektir.

 

2.   KAPSAM

Öneri verme ve değerlendirme sistemi ile ödüllendirme sürecinin yürütülmesine ilişkin tüm faaliyetleri kapsar.

 

3.   TANIMLAR

 

Öneri: Çalışanın bulunduğu birimdeki iş süreçlerini iyileştirmeye yönelik öne sürdüğü görüş, düşünce ve tekliftir.

Öneri sistemi: Önerilerin verildiği, değerlendirildiği ve raporlandığı sistemdir.

Pipeline: Verildikleri andan itibaren önerilerin ilerleyecekleri adımların bütününe verilen isimdir.

Öneri Değerlendirme  Formu: https://inovasyon.thy.com adresinden erişilen ilgili başkanlık sayfalarının altında yer alan öneri girme formudur.

 

4.   SORUMLULUK

Bu prosedürün uygulanmasından, Ortaklığın tüm birimleri kademeli olarak Genel Müdüre karşı sorumludur.

 

5.   REFERANS VE ATIF YAPILAN DOKÜMANLAR

 

Referans Alınan Dokümanlar:

PR.01.30.001 İnsan Kaynakları Prosedürü

PR.10.30.042 Ödüllendirme Prosedürü

Atıf Yapılan Dokümanlar:

Atıf yapılan doküman bulunmamaktadır.

 

 

6.   UYGULAMA

 

Sürekli iyileştirme ve geliştirme yaklaşımı ile Ortaklık çalışanlarının bağlı bulunduğu birimin görev alanı kapsamında kalitenin iyileştirilmesine, iş süreçlerinin hızlandırılmasına, maliyetlerin azaltılmasına, gelirlerin ve müşteri memnuniyetinin arttırılmasına yönelik yenilikçi, iyileştirici, düzenleyici ve önleyici önerileri değerlendirmeye almak ve uygulanmasına karar verilen önerileri hayata geçirmek suretiyle çalışanları, yönetimin alacağı kararlara dahil etmek, kurumsal aidiyet duygusunu pekiştirmek, kurumsal işleyişe değer ve dinamizm kazandırmak maksadıyla öneri sisteminin kurulmasına ve yürütülmesine ilişkin usul ve esaslar aşağıda belirtildiği şekilde uygulanır.

 

6.1.  Önerilerin Sunulması, Değerlendirilmesi Ve Ödüllendirilmesi

 

6.1.1.     Önerilerin Sunulması

Ortaklık çalışanları, bireysel olarak kendi çalıştığı birimin faaliyetleri ile ilgili aşağıda yer alan konularda öneri yapabileceklerdir:

• İnsan gücünün ve diğer kaynakların kullanımında verimliliğini ve etkinliğini arttırmaya,
• Çalışanların işlerine değer katmayan ve kaynakları tüketen israfları azaltmaya,
• İş süreçlerinin iyileştirilmesine, geliştirilmesine, kalitenin artırılmasına ve iş süresinin azaltılmasına,
• Hizmet verilen alanlarla ilgili emniyetin ve güvenliğin artırılmasını sağlamaya,
• Çalışma koşullarında ergonomik iyileştirmeler sağlanmasına,
• İç ve dış müşteri memnuniyetinin artırılmasına ve kurum imajını geliştirmeye yönelik konularda öneri verebilecektir.

Aşağıdaki belirtilen konu başlıkları, öneri sistemi çerçevesinde öneri olarak kabul edilemez ve değerlendirme dışı tutulur;

• Verimliliğe ve kaliteye etkisi olmayan öneriler,
• Daha önce verilmiş bir önerinin tekrarı ve/veya üzerinde çalışma veya tartışma başlatılmış konular,
• Çözüm şeklini ve/veya elde edilecek faydayı içermeyen öneriler,
• Kanunlara ve Mevzuatlara aykırı olan öneriler,
• Bireysel veya toplu kişisel talepler: dilek, yakınma ve şikayetler

Öneri sistemine inovasyon.thy.com adresinden ulaşılabilir. Öneri sahibi tarafından zorunlu alanlar, eksiksiz biçimde doldurulur ve değerlendirilmek üzere gönderilir.

 

6.1.2.     Önerilerin Değerlendirilmesi

 

Verilen önerinin usulüne uygunluğu ve öneri kapsamı içinde olup olmadığı, önerinin verildiği yönetici tarafından ön değerlendirmeye tabi tutulur.

Yönetici, öneriyi olumlu neticelendirmek için gayret gösterir. Bu amaçla personeli tarafından tam olgunlaştırılmamış veya anlaşılamayan önerileri reddetmek yerine iletişim ile önerinin geliştirilmesini sağlar.

Öneri Değerlendirme işlemi yapılırken Tablo-1’de verilen kriterler ve puanlama sistemi, esas alınır.

Değerlendirme adımları, aşağıdaki gibidir:

 

1.     Her öneri, 4 (dört) ana kriter bakımından Tablo-1’de verilen skalaya göre puanlanır. Önerinin sağlayacağı faydalar ile ilgili puanlama verilirken, önerinin Ortaklığa sağlayacağı fayda ve faydanın büyüklüğü açısından değerlendirmesi yapılır. Gayret ile ilgili puan verilirken, öneriyi veren personelin öneri sistemine katkısına (önceki önerilerin niteliği ve niceliği) ve önerinin arkasındaki gayretin büyüklüğüne göre puanlama yapılır. Orijinallik ile ilgili puan verilirken, önerinin daha önce verilen önerilerle benzerlik gösterip göstermediği, göz önüne alınır. Doğrudan etki ile ilgili puan verilirken, önerinin uygulanması ile birlikte ölçülebilir nitelikte olan iyileştirmeler göz önüne alınır.

 

2.     Toplam puan, her kritere verilen ‘0-25’ arası puan değeri üzerinden toplanarak hesaplanır.

 

3.     Eğer hesaplanan puan, ‘70 ve üzeri ise öneri kabul edilir; küçükse, öneri kabul edilmez. Puan toplamı 70 olmayan fakat ilgili yöneticinin uygulamaya değer bulduğu öneriler kabul edilebilir.

 

                              Tablo-1: Öneri Değerlendirme Tablosu

Puan/Ağırlık	0-25
Önerinin sağlayacağı faydalar
Gayret
Orijinallik
Doğrudan etki

 

 

 

 

 

 

 

Birim Müdürü tarafından kabul edilmeyen önerilerin statüsü, “reddedildi” olarak değiştirilir ve Müdür tarafından ret gerekçesi, öneri yorum kısmına yazılarak öneri sahibine bildirilir. Öneriyi verenin motivasyonunu kıracak ve öneri verme ve değerlendirme sistemini zedeleyecek bir üslup kullanılmaz, teşvik edici bir yöntem izlenir. Öneriyi veren kişi, dilediği takdirde, reddedilen önerisini doğrudan birim Başkanına sunabilir. Öneriler, öneri verilen yöneticiler tarafından önerinin veriliş tarihinden itibaren 7 (yedi) iş günü içerisinde değerlendirilerek karara bağlanır. 7 (yedi) iş günü içerisinde ön değerlendirmesi ve değerlendirmesi yapılmamış öneriler için sistem tarafından öneri verilen yöneticilere, uyarı mesajı gönderilir.

 

6.1.3.     Öneri Performansı ve Seçimi

 

Her yönetici, tüm çalışanlarının öneri sistemine katılım sağlamasını teşvik eder.

Her Müdürlük, 3 (üç) aylık dönemlerin sonunda kendisine iletilen önerilerden bir tanesini, “Üç Ayın Müdürlük Önerisi” olarak seçer.

Başkanlığa bağlı Müdürlüklerin birincilerinden “Üç Ayın Başkanlık Önerisi”, Başkan ve varsa Başkan Yardımcısı ile Müdürlerin oluşturduğu komisyon tarafından seçilir.

Genel Müdür Yardımcılığına Doğrudan Bağlı Müdürlüklerin ve Başkanlıkların birincilerinden “Üç Ayın GMY Önerisi”, ilgili Genel Müdür Yardımcısına bağlı doğrudan amirlerin oluşturduğu komisyon tarafından seçilir. Genel Müdüre bağlı diğer başkanlıklarda ve müdürlüklerde aynı yöntem izlenir. Seçilen bu önerilerden her 3 (üç) ayın birincisi, Genel Müdür ve Genel Müdüre bağlı tüm birimlerin en üst amirlerinin oluşturduğu komisyon tarafından belirlenir. Bu birinciler arasından takip eden yılın Şubat ayında “Yılın Önerisi”, Genel Müdür ve Genel Müdüre bağlı tüm birimlerin en üst amirlerinin oluşturduğu komisyon tarafından belirlenir.

Tüm seçimler esnasında toplantı tutanağı, tutularak saklanır. Seçimler için koordinasyonu, Kurumsal İnovasyon Müdürlüğü yapar.

Seçim işlemlerinin duyurusu, aday önerilerin toplanması ve duyurulması, ödül töreni işlemlerininkoordinasyonu için Kurumsal İnovasyon Müdürlüğü sorumludur.

 

6.1.4.      Kabul Edilen Önerilerin Uygulamaya Alınması

 

Proje önerisi kabul edildikten sonra, en fazla 90 gün içerisinde, projenin uygulamaya geçirilmesine ilişkin ayrıntılı takvimin tamamlanmış olması gerekmektedir.

Uygulama tamamlandığında öneri, “Pipeline” üzerinde “Tamamlanan Projeler” kısmına taşınır ve öneri statüsü, otomatik olarak  “tamamlandı” olarak güncellenir.

 

6.1.5.     Uygulamanın Kontrolü

 

Başkanlıklar/Müdürlükler, her çeyreğe ait önerilerin değerlendirilme ve uygulama durumlarını, açık, kapalı ve gerçekleşen öneri sayılarını, yıllık birim hedeflerine göre takip eder.

 

6.1.6.     Raporlama

 

Aylık ve yıllık öneri durum raporları, Kurumsal İnovasyon Müdürlüğü tarafından hazırlanarak üst yönetimle paylaşılır.

 

6.2.  Ödüllendirme

 

Yılın en iyi öneri sahibi personele ödülleri, Genel Müdür tarafından, yılda 1 (bir) kez Şubat ayı ve sonrasında yapılan genele açık toplantıda verilir. Toplantı, Kurumsal İnovasyon Müdürlüğü tarafından organize edilir.

Yılın en iyi öneri ödülü: 10 tam altın

Çeyrek dönem birincisi: 3 tam altın

Çeyrek dönem GMY birincisi: 1 tam altın

Çeyrek dönemlerde dereceye giren Başkanlık öneri ödülleri:

Ödül Türü	Derecesi
Yarım Altın	1.
Çeyrek Altın	2.
Gram Altın	3.

 

 

 

 

 

 

Tüm ödüllendirme süreci, nihai olarak PR.10.30.042 Ödüllendirme Prosedürüne uygun olmak   zorundadır.

Yılın en iyi önerileri seçimine katılan tüm aday öneri sahiplerine, teşekkür belgesi ve hediye seti, verilir.

Başkanlıklarda 3 (üç) aylık dönemde ilk üçe giren önerilere, Teşekkür Belgesi verilir. Dereceye giren Başkanlık önerileri, en geç 1 (bir) hafta içinde Kurumsal İnovasyon Müdürlüğü’ne bildirilerek Teşekkür Belgesi hazırlanması sağlanır.

Başkanlıklar tarafından her çeyrek dönemi takip eden ayın sonuna dek Çeyrek Dönem Öneri Ödül Töreni düzenlenerek ödüllerin Başkanlar tarafından verilmesi sağlanır. Tören esnasında dereceye girenlere, ödüller ile birlikte Kurumsal İnovasyon Müdürlüğü’nün hazırladığı teşekkür belgesi, verilir.

 

6.3.  Öneri Teşvik Sistemi

• Başkanlık tarafından seçilen 3 (üç) aylık öneriler, Başkanlıkların ve Müdürlüklerin sürekli gelişim panolarında sergilenir. Ödüller, verilmesi uygun görüldüğü takdirde, PR.01.30.001 İnsan Kaynakları Prosedüründe belirtilen usulde verilir.
• Yılın en iyi önerileri olarak seçilen öneri sahiplerine ödüller, PR.01.30.001 İnsan Kaynakları Prosedüründe belirtilen usulde verilir.

6.4.  Öneri Sistemine Katkının Hedefleri

• Çalışanların ünitesine ait faaliyetlerde, sorgulayıcı düşünmelerini sağlayarak bilgi birikimlerini, yaratıcı fikirlerini ve tecrübelerini, organizasyon ve çalışanların yararına daha aktif olarak kullanılır hale getirmek,
• Olumlu ve yapıcı düşüncelerin çeşitli yönetim kademelerinde değerlendirilmesi yoluyla çalışanların aktif katılımını ve iş tatminini sağlamak,
• Organizasyondaki iletişimi güçlendirmek,
• Organizasyon faaliyetlerinin kalitesini yükseltecek, verimliliği ve kârlılığı artıracak, giderleri azaltacak önerilerin yürütülen faaliyetlere yansımasını sağlamak,
• Önerilerin verilmesi ile başlayan sürekli iyileştirme çalışmaları vasıtası ile daha iyi bir iş ortamı sağlamak.

6.5.  Öneri Sisteminin Verimliliğinin Takibi

Öneri Verme ve Değerlendirme Sistemi’nin müdürlük bazında takip edilmesi şarttır. Bu anlamda, Kurumsal İnovasyon Müdürlüğü, yaptığı raporlamalara göre, bu konuyu değerlendirip gereken aksiyonu alacaktır.

 

7.    EK DOKÜMANLAR

Ek doküman bulunmamaktadır.

 

8.   YÜRÜRLÜK

Bu prosedür, onay tarihini takip eden üçüncü iş günü yürürlüğe girer.

 

9.   DEĞİŞİKLİKLER TABLOSU

Rev. No.	Rev. Tarihi	Değişiklik içeriği
00	15.02.2017	İlk yayın

 

 

 

 

 

 

PROCEDURE FOR SUGGESTION AND EVALUATION SYSTEM

 

1.   PURPOSE

The purpose of this procedure is to define the principles of executing and concluding the process of submitting, evaluating and rewarding the Company employees' suggestions increasing efficiency and effectiveness.

 

2.   SCOPE

 

It covers all activities relating to execution of the suggestion and evaluation system and the rewarding process.

 

3.   DEFINITIONS

 

Suggestion: The idea, opinion and proposal submitted by the employee to improve the work processes in his/her department.

Suggestion system: The system used to submit, evaluate and report the suggestions.

Pipeline: The holistic name of all stages the suggestions will pass through starting from the moment of their submission.

Suggestion Evaluation Form: The suggestion submission form located under directorate pages accessed through https://inovasyon.thy.com.

 

4.   RESPONSIBILITY

All units and departments of the Company shall be accountable, in echelons, to the President and CEO for implementation of this procedure.

 

5.   REFERENCES AND DOCUMENTS REFERRED

 

Reference Documents:

PR.01.30.001 Human Resources Procedure

PR.10.30.042 Procedure for Rewarding

Referred Documents:

There are no referred documents.

 

6.   IMPLEMENTATION

 

The methods and principles related to establishment and execution of the suggestion system for the purposes of getting the employees involved in the decisions to be taken by the management, reinforcing the sense of corporate belonging, and bringing value and dynamism to corporate functioning by evaluating and, if approved, implementing the Company employees' innovative, reformatory, regulative and preventive suggestions intended for improving the quality, accelerating the work processes, decreasing the costs and increasing the revenues and customer satisfaction within the scope of duties of their own departments with a continuous improvement and development approach are implemented as follows.

 

6.1.  Submission, Evaluation and Rewarding of Suggestions

 

6.1.1.     Submission of Suggestions

 

The Company employees may submit suggestions individually on the following issues with regard to activities of their own departments:

• Increasing the efficiency and effectiveness in the use of manpower and the other sources,
• Decreasing the wastes that do not contribute to the employees' works but instead consume the resources,
• Improvement and development of work processes, increasing the quality and decreasing the work duration,
• Ensuring that the safety and security in the service areas are increased,
• Improving the working conditions ergonomically,
• Increasing the internal and external customer satisfaction, and boosting the corporate image.

The following headings are not regarded as suggestion as per the suggestion system, and they are excluded from the evaluation process;

• Suggestions that have no effect on the efficiency and effectiveness,
• Resubmission of a previously submitted suggestion and/or the subjects that are already being studied or discussed,
• Suggestions that do not include any solution and/or the benefit to be obtained,
• Suggestions that are against the Laws and Legislations,
• Personal requests submitted individually or collectively: wishes and complaints

The suggestion system is accessed through inovasyon.thy.com. The suggestion owner fills in the mandatory fields completely, and sends it for evaluation.

 

6.1.2.     Evaluation of Suggestions

 

The manager to whom the suggestion has been submitted performs a preliminary evaluation on the suggestion to check that the submitted suggestion is appropriate and within the scope of the suggestion system.

The manager shows effort to conclude the suggestion positively. To that end, instead of rejecting a suggestion that is not sufficiently clear, or not matured fully by the suggestion owner personnel member, the manager ensures that the suggestion is developed through communication.

The suggestion evaluation shall be based on the criteria and scoring system given in      Table-1.

 

 

The evaluation steps are as follows:

 

1.   Each suggestion is scored to the scale given in Table-1 on the basis of 4 (four) main criteria. While grading benefits to be provided by the suggestion, the suggestion is evaluated in terms of the benefit it will provide to the Company and the size of that benefit. The effort is graded on the basis of the suggestion owner personnel member's contribution to the suggestion system (quality and quantity of the previous suggestions), and the magnitude of the effort behind that suggestion. While grading the originality, it is considered whether the suggestion resembles the previous suggestions or not. While grading the direct effect, the measurable improvements observed after implementation of the suggestion are considered.

 

2.     The total score is calculated by summing the points given to each criterion between ‘0 and 25’.

 

3.     If the calculated score is 70 and above, the suggestion is accepted; otherwise it is rejected. The suggestions that cannot score 70 in total but considered worthy to implement by the relevant manager can also be accepted.

 

                                      Table-1: Suggestion Evaluation Table

Score/Weight	0-25
Benefits to be provided by suggestion
Effort
Originality
Direct effect

 

The status of the suggestions not accepted by the Department Manager is changed to “rejected”, and the Manager notifies the reason of rejection to the suggestion owner by writing it to the suggestion comments field. The wording of such reason may not be such that it demotivates the suggestion owner and damages the suggestion and evaluation system; to the contrary, a motivating method is used. If s/he wishes so, the suggestion owner may submit his/her rejected suggestion directly to the Senior Vice President. The suggestions are evaluated and decided on by the managers to whom they have been submitted within 7 (seven) business days as of the submission date. For the suggestions not pre-evaluated and/or evaluated within 7 (seven) business days, the system sends a warning message to the managers to whom they have been submitted.

 

6.1.3.     Suggestion Performance and Selection

 

Each manager encourages all his/her employees to contribute to the suggestion system.

At the end of each quarter, each Management selects one among the suggestions submitted to it as the “Management's Suggestion for the Quarter”.

Among the first rankers of the managements of Directorate, the “Directorate's Suggestion for the Quarter” is selected by the commission consisting of the Senior Vice President, the Vice President, if any, and the Managers.

Among the first rankers of the managements and directorates reporting directly to the Office of Chief Officer, the “Office of Chief Officer's Suggestion for the Quarter” is selected by the commission consisting of the executives reporting directly to the Chief Officer. The same method is applied in other directorates and managements reporting directly to the Chief Officer as well. Among those suggestions selected, the first ranker of each quarter is selected by the commission consisting of the President and CEO and the top executives of all departments reporting to the President and CEO. Among these first rankers, the "Suggestion of the Year" is selected in February of the following year by the commission consisting of the President and CEO and the top executives of all departments reporting to the President and CEO.

During all selections, the meeting minutes are taken and retained. The selections are coordinated by the Corporate Innovation Management.

The Corporate Innovation Management is responsible for coordination of the announcement of selection processes, collection and announcement of the candidate suggestions, and award ceremony.

 

6.1.4.      Implementation of Accepted Suggestions

 

Following the acceptance of the project suggestion, it is necessary to complete the detailed calendar for implementation of the project within 90 days at most.

When the implementation has been completed, the project is moved to the “Completed Projects” on the “Pipeline”, and the suggestion status is updated automatically to “completed”.

 

6.1.5.     Check of Implementation

 

Directorates/Managements track the evaluation and implementation status of the suggestions of each quarter and the numbers of open, closed and implemented suggestions on the basis of the departments' annual targets.

 

6.1.6.     Reporting

 

The monthly and annual suggestion status reports are prepared and shared with the senior management by the Corporate Innovation Management.

 

6.2.  Rewarding

The personnel who have made the best suggestions of the year are given their awards by the President and CEO during a public meeting held once a year in February and later. The meeting is organized by the Corporate Innovation Management.

Award for the best suggestion of the year: 10 full gold coins

First ranker of the quarter: 3 full gold coins

Office of Chief Officer first ranker of the quarter: 1 full gold coins

 

 

 

Awards for Directorate suggestions ranking the highest in quarters:

 

Award Type	Rank
Half gold coin	1st
Quarter gold coin	2nd
Gram gold	3rd

 

 

The entire rewarding process has to comply with PR.10.30.042 Procedure for Rewarding ultimately.

The candidate suggestion owners who have participated in the selection of the best suggestions of the year are given certificate of appreciation and gift set.

In Directorates, the top three ranker suggestions of the quarter are given Certificate of Appreciation. The highest ranker Directorate suggestions are notified to the Corporate Innovation Management within 1 (one) week at the latest, thus ensuring preparation of the Certificates of Appreciation.

Directorates organize Quarterly Suggestion Award Ceremony by the end of the month following each quarter, and the awards are distributed by the Senior Vice Presidents. During the ceremony, the highest rankers are given the Certificates of Appreciation, prepared by the Corporate Innovation Management, together with their awards.

 

6.3.  Suggestion Incentivizing System

• The quarterly suggestions selected by the Directorate are displayed on the continuous development panels of Directorates and Managements. If deemed appropriate to be given, the awards are given as described in PR.01.30.001 Human Resources Procedure.
• The owners of the suggestions selected as the best suggestions of the year are given their awards as described in PR.01.30.001 Human Resources Procedure.

6.4.  Targets of Contribution to Suggestion System

• Make the employees use their knowledge accumulations, creative ideas and experiences more actively in favor of the organization and employees by allowing them to think inquisitively in their units' activities,
• Ensure employees' active participation and work satisfaction by evaluating positive and constructive thoughts at various managerial levels,
• Reinforce the in-house communication,
• Ensure that the suggestions to increase quality, efficiency and profitability of the organizational activities are reflected in the activities carried out,
• Provide better working environment through the continuous improvement works started upon submission of suggestions.

 

6.5.  Monitoring Efficiency of Suggestion System

 

It is mandatory that the Suggestion and Evaluation System is monitored at management level. In this sense, the Corporate Innovation Management evaluates the issue according to its own reports, and takes the necessary action.

 

7.    ATTACHMENTS

There is no attachment.

 

8.   ENTRY INTO FORCE

This procedure shall enter into force on the third business day following the date of approval.

 

9.   TABLE OF REVISIONS

 

Rev. No.	Rev. Date	Content of Revision
00	15.02.2017	Initial issue